Правильне введення даних в електронну таблицю вперше дозволяє уникнути проблем у майбутньому і спрощує використання багатьох інструментів і функцій Excel, таких як формули та діаграми. У цьому керівництві розглядаються основні завдання і заборони введення даних у програми для роботи з електронними таблицями, такі як Excel, Google Sheets і Open Office Calc.
Інструкції в цій статті належать до Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Mac, Excel для Office 365 і Excel Online.
Огляд вводу даних у Excel
Робочі аркуші Excel - це потужні аналітичні інструменти, які зберігають великі обсяги даних. Переконайтеся, що ваші дані відображаються та аналізуються правильно, використовуючи найкращі методи Excel для введення даних.
Ось основні поради, які слід враховувати при використанні Excel:
- Плануйте свою таблицю.
- Не залишайте порожніх рядків або стовпчиків при введенні пов'язаних даних.
- Do зберегти часто і зберегти в двох місцях.
- Не використовуйте числа як заголовки стовпчиків і не вмикайте одиниці з даними.
- Є посилання на комірки і використання іменованих діапазонів у формулах.
- Не залишайте комірки, які містять формули, відкритими.
- Чи є сортувати дані.
Плануйте свою таблицю
При введенні даних у Excel рекомендується планувати, перш ніж почати друкувати. Виріште, як буде використовуватися робоча таблиця, які дані вона буде містити і що буде зроблено з цими даними. Ці рішення суттєво впливають на остаточний макет аркуша.
Планування до введення тексту економить час, якщо необхідно реорганізувати електронну таблицю, щоб зробити її більш ефективною.
Ось кілька моментів, які слід враховувати при плануванні книг Excel:
- Яка мета таблиці?
- Скільки даних буде зберігатися в електронній таблиці?
- Чи потрібні графіки?
- Чи буде електронна таблиця надрукована?
Яка мета таблиці?
Призначення електронної таблиці визначає розташування даних, оскільки найбільш важлива інформація повинна бути видимою і легко доступною. Якщо ваші дані потребують обчислень, вони визначають, які формули та функції необхідні і де слід вводити формули.
Скільки даних зберігатиме електронна таблиця?
Обсяг даних, які будуть спочатку зберігатися в електронній таблиці, і те, скільки з них буде додано пізніше, визначає кількість робочих аркушів, необхідних для робочої книги.
Ось кілька порад:
- Не поширюйте свої дані занадто багато. Коли дані містяться в декількох аркушах, може бути складно знайти конкретну інформацію. Крім того, обчислення, що охоплюють кілька робочих аркушів або робочих книг, впливають на продуктивність Excel.
- Для великих таблиць відображайте значущі підсумкові значення стовпчиків над заголовками стовпчиків, а не внизу таблиці, щоб швидко знаходити зведену інформацію.
Чи потрібні графіки?
Якщо всі або частина даних будуть використовуватися в діаграмі або діаграмах, це може вплинути на структуру інформації.
Дотримуйтесь цих рекомендацій під час використання діаграм:
- Залежно від типу діаграми, дані можна згрупувати по-різному. Наприклад, створіть підсумкову область для кругових діаграм.
- Для великих електронних таблиць перемістіть діаграми на окремі сторінки, щоб робочі аркуші не були заповнені даними та зображеннями.
Чи буде друкуватися таблиця?
Як ви організуєте дані, залежить від того, як дані будуть надруковані. Чи будуть роздруковані всі дані або тільки деякі з них? Чи будуть дані надруковані в книжковій або альбомній орієнтації?
Під час друку робочих аркушів пам'ятайте такі поради:
- Якщо робочий аркуш надруковано у вертикальній орієнтації на папері формату Letter (8,5 x 11 дюймів), розташуйте більшу частину даних у рядки під кількома стовпчиками. Таким чином, заголовки видно на одному аркуші.
- Якщо робочий аркуш надруковано на декількох аркушах, надрукуйте заголовки стовпчиків у верхній частині кожної сторінки. Заголовки стовпчиків забезпечують огляд даних і роблять дані більш доступними і зручними для читання.
- Якщо надруковано декілька стовпчиків даних, використовуйте альбомну компоновку, щоб зберегти всі заголовки на одній сторінці. Знову ж таки, якщо потрібно декілька аркушів, надрукуйте заголовки стовпчиків у верхній частині кожної сторінки.
- Якщо робоча таблиця містить діаграми, перед друком робочої книги перемістіть діаграми на окремий аркуш.
Не залишайте порожніх рядків або стовпчиків при введенні пов'язаних даних
Порожні рядки або стовпчики в таблицях даних або зв'язаних діапазонах даних ускладнюють правильне використання деяких функцій Excel, таких як діаграми, зведені таблиці та певні функції.
Навіть порожні комірки у рядку або колонці, що містять дані, можуть викликати проблеми, як показано на малюнку нижче.
Відсутність порожніх місць допомагає Excel виявляти та вибирати зв'язані дані при використанні низки функцій, таких як сортування, фільтрація або автозуміювання.
Якщо ви хочете розбити дані, щоб їх було легше читати, використовуйте межі або форматуйте заголовки і мітки. Використовуйте візуальні підказки, такі як жирний текст, лінії та колір комірки, щоб відокремити та виділити дані.
Дотримуйтеся цих порад при роботі з даними в рядках і стовпчиках:
- Помістіть описовий заголовок вгорі першого стовпчика таблиці з даними під ним.
- Якщо є більше одного ряду даних, перелічте їх один за одним у стовпчиках (зліва направо) з заголовком для кожного ряду даних вгорі.
Зберігайте незв'язані дані окремо
Хоча зберігання пов'язаних даних важливе, також корисно розділяти незв'язані діапазони даних. Залиште порожні стовпчики або рядки між різними діапазонами даних або іншими даними на аркуші, щоб Excel вибрав правильні зв'язані діапазони або таблиці даних.
Зберігайте часто
Важливість збереження вашої роботи часто неможливо переоцінити або заявити занадто часто. Якщо ви використовуєте електронну таблицю, таку, як Google Sheets або Excel Online, збереження не є проблемою. Ці програми не мають параметрів збереження. Замість цього електронні таблиці автоматично зберігаються у вашому хмарному обліковому записі за допомогою функції автозбереження.